Informationsüberflutung in E-Mails

E-Mails über E-Mails – Ein Angebot besser als das andere. Dabei will man doch einfach nur gezielte Informationen, stichhaltige und wertvolle Hinweise. Weit gefehlt – Was man dafür bekommt sind tausende und abertausende Werbungen. Doch wie entgehen Sie dieser Informationsüberflutung? Wie finden Sie wertvolle Informationen? Wie sparen Sie Zeit? Diese Tipps helfen die Informationsüberflutung einzugrenzen!

Informationsüberflutung Nummer 1: E-Mails

Unsere Technik macht es möglich immer und überall online zu sein und E-Mails und anderes immer empfangen zu können. Das geht sogar soweit, dass andere vorrausetzen, dass man ständig erreichbar ist und auch sofort antwortet. Doch genau da liegt der größte Zeitfresser begraben, den Sie unbedingt abstellen müssen. Ein Beispiel verdeutlicht: Sie arbeiten an einem Text und sind in Ihrem Work-Flow. „Bing“ – Rechts unten am Bildschirm erscheint das Pop-Up „Neue E-Mail“ – begleitet von einem Ton, damit man die E-Mail auch ja nicht verpasst. Was passiert nun? Sie schauen auf das Pop-Up und da ja jede E-Mail weltbewegend ist (Spaß beiseite) klicken Sie sofort darauf, denn es könnte ja wichtig sein. Prompt will in der E-Mail jemand von Ihnen etwas gescannt, geschickt oder Ähnliches erledigt haben. Nun gibt es zwei Möglichkeiten: Sie unterbrechen Ihre Tätigkeit und widmen sich der Anforderung im E-Mail oder Sie arbeiten weiter an Ihrem Text und beschließen später sich der E-Mail zu widmen. Was ist besser? Sie verlieren in beiden Fällen. Warum? Ganz einfach: Im ersten Fall unterbrechen Sie Ihre Tätigkeit und erledigen die Tätigkeit der E-Mail. Dadurch werden Sie mit dem was Sie eigentlich tun wollten, nicht fertig. Im zweiten Fall arbeiten Sie an Ihrer Tätigkeit weiter, jedoch sind Sie aus dem Work-Flow gerissen. Sie müssen sich erst wieder eindenken, wo Sie gerade waren. Stellen Sie sich vor, Sie berechnen oder planen etwas, z.B.: eine Zeittafel, einen Ablaufplan. Jetzt müssen Sie erst einmal wieder wissen, wo Sie gerade waren. Sie verlieren mit Sicherheit 1 Minute. Befinden Sie sich gerade in einer Besprechung oder einem Vortrag, verlieren Sie auch hier den Anschluss. Bei 30 E-Mails täglich, verlieren Sie schon eine ganze Menge an Zeit, die Sie effektiver nutzen könnten, bzw. in der Ihnen wertvolle Informationen durch die Lappen gegangen sind.

„Bing“

Stellen Sie das „Bing“ und das E-Mail Pop-Up ab. Sie brauchen es nicht. Das gleiche gilt für Facebook-Pop-Ups und Ähnliches. Eine E-Mail muss nicht in der ersten Sekunde gelesen und beantwortet werden. Professionelle Zeit-Management-Trainer betonen immer wieder, E-Mails nur zwei Mal täglich zu checken – vormittags (nicht als erstes in der Früh) und Nachmittags. Denken Sie immer daran. Was Sie einmal tun, wird von anderen für selbstverständlich erklärt und vorausgesetzt. Beantworten sie also E-Mails permanent und sofort, wird man das bei Ihnen als selbstverständlich hinnehmen. Genauso selbstverständlich können Sie von Ihrer Umgebung als jemand wahrgenommen werden, bei dem E-Mails nicht sofort beantwortet werden. Sie werden schon bald feststellen, dass sich Dinge von selbst regeln, da Sie einfach „nicht erreichbar“ sind. Ihre Kontakte werden zuerst nachdenken und Probleme selbst lösen, bevor Sie Ihnen schreiben. Sie erhalten fortan also nur noch wichtige E-Mails, die ohne Ihr Wissen nicht lösbar sind. Die Informationsüberflutung wird kleiner.

Filter

Sie bekommen nützliche E-Mails und welche, die nur informativen Sinn für Sie haben und weniger wichtig sind. Darum müssen Sie Filter anlegen. Gmail macht das automatisch mit der sogenannten „Google-Priority-Inbox“ für Sie. Diese Standardeinstellung filtert herkömmliche E-Mails, Werbe-E-Mails und E-Mails aus sozialen Netzwerken und leitet Sie in getrennte Empfänger. Hier sehen Sie einen Screenshot:

Leider reicht das nicht aus. Legen Sie sich weitere Filter an. Zum Beispiel nach Personen, die häufig an Sie schreiben (abonnierte Newsletter, Updates von Systemen, Kollegen). Es wäre fatal, wenn eine Zahlungserinnerung in der Informationsüberflutung mehrerer Werbe-E-Mails untergeht. Das können Sie mit Filtern verhindern.

Stellen Sie sich vor, Sie hätten diese E-Mails (alle weniger als 6 Monate alt!!) alle in Ihrem primären Posteingang gehabt und müssten diese manuell ansehen ob Sie wichtig sind und gegebenenfalls löschen. Das ist unser Werbepostfach.

Mehrere Postfächer

Hinzu kommt noch die Informationsüberflutung durch unterschiedliche Postfächer. Sie haben einen Gmail-Account, einen GMX-Account, ein E-Mail von Ihrer Webseite, dann noch ein Werbepostfach und vielleicht noch fünf weitere E-Mail-Accounts. Checken Sie jeden Tag zwei Mal alle Accounts, verlieren Sie wertvolle Zeit. Leiten Sie alle E-Mail-Accounts in einen weiter. „Kanalisieren Sie alles auf einen Account“. In diesem Account legen Sie dann Filter, wie oben beschrieben an, die die E-Mails in verschiedene Gruppen aufteilen. So behalten Sie stets den Überblick und müssen nur ein E-Mail Konto prüfen.

Mobile E-Mails

Haben Sie dutzende Accounts, wird es Ihnen schwer fallen Ihre E-Mails vom Smartphone aus zu überprüfen. Meist ist hier nur ein E-Mail Account verknüpfbar. Mit der Methode des Kanalisierens von E-Mail Accounts können Sie alle E-Mails in ein Postfach leiten und dieses von Ihrem Smartphone überprüfen.

Social Media Mails

Es ist wichtig, dass gerade jemand ein Foto gepostet hat. Darum bekomme ich auch eine E-Mail, die mich darauf aufmerksam macht, inklusive „Bing“, Pop-Up und allem was dazugehört. Spaß beiseite, das muss abgestellt werden! Das ist pure Informationsüberflutung. Die E-Mails aus sozialen Netzwerken können Sie komplett ignorieren. Darin finden Sie nichts Wichtiges. In Gmail geht das leicht. Die mittlere Google-Priority-Inbox“ ist immer die der sozialen Netzwerke – Einfach ausblenden.

CC, FYI

Was machen Sie mit E-Mails-Konversationen, die Sie in „cc“, also weitergeleitet, bzw. zusätzlich erhalten? Was tun Sie mit E-Mails, die „FYI“ enthalten, was „for your interest“ bedeutet und quasi eine Information ist, die Sie interessieren könnte? Ganz ehrlich, ich weiß es nicht. Für mich ist das reine Informationsüberflutung. Ich finde diese E-Mails immer verwirrend. Muss mich das interessieren oder betrifft es mich? Naja, drücken wir mal „Entf“, wird schon nichts passieren.

Durch das differenzierte und distanziertere Betrachten Ihrer E-Mails werden Sie die Informationsüberflutung eindämmen und sehr viel Zeit gewinnen, in der Sie effizient arbeiten können. Das ist nicht immer leicht umsetzbar, aber Schritt für Schritt machbar. Ein kleiner Tipp noch: Analog zu E-Mails können diese Tipps sinngetreu für Sms und Telefonie gelten. Auch hier muss man nicht immer erreichbar sein. Wir hoffen, dass Sie schon bald Ihre Informationsüberflutung eindämmen können.

Ihre Freunde und Partner

Alex und Valerie

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Alexander Kouba

Blogger bei Alex und Valerie

Mein Name ist Alexander Kouba und ich bin Blogger und Online Marketer.

Seit Juli 2014 betreue ich mit Valerie Djurin gemeinsam diesen Blog über Online Marketing, Webseitengestaltung, Traffic und vielem mehr.

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