Wie funktioniert eigentlich Inkasso?

Die Arbeitsweise von Inkassounternehmen ist vielen Missverständnissen ausgesetzt. Dabei ist alles ganz einfach: Inkassounternehmen sind Dienstleister, deren Aufgabe in erster Linie das Einziehen von Geldforderungen ist. Damit unbeglichene Rechnungen bald bezahlt werden, nutzen Inkassodienstleister eine Vielzahl moderner Kommunikationskanäle. Das Inkassogeschäft hat sich in den letzten Jahren zu einem gesellschaftlich akzeptierten Bestandteil des Forderungsmanagements entwickelt. Spätestens seit dem Rechtsdienstleistungsgesetz aus dem Jahr 2008 haben die Inkassounternehmen umfangreiche Rechtsmittel zur Verfügung. Unternehmen, die solch einer Tätigkeit nachgehen, benötigen dazu eine Genehmigung von Rechts wegen (vgl. §§ 1 Abs.1 Nr.5, Abs.2 S.1 RberG). Diese macht zur Voraussetzung, dass Unternehmen über hinreichende Sachkunde, und die persönliche Eignung verfügen müssen, um Forderungen gegen Entgelt „einzutreiben.“

Was Inkassounternehmen machen

Inkassobüros haben sich auch an die gesetzlichen Bestimmungen zu halten, wenn es um die Eintreibung von Forderungen geht, um an ihr Geld zu kommen. Mit dem Begriff Inkasso ist zunächst das geschäftsmäßige Einziehen fremder Forderungen gemeint. Die Methoden und Möglichkeiten des Forderungsmanagements sind jedoch verschieden.

Die klassischen Aufgaben eines solchen Dienstleisters befassen sich mit der Einbringung offener Posten. Das beginnt bei der Kontaktaufnahme mit dem Schuldner und endet etwaige gerichtliche Schritte einzuleiten. Es bestehen aber auch durchaus längerfristige Mandatsverträge zwischen Inkassounternehmen und ihren Mandanten, bei denen das Inkassounternehmen Forderungen gebündelt übernimmt, ohne dass das Unternehmen zuvor kaufmännisch angemahnt hat. Dies übernimmt das Inkassounternehmen dann mit. Doch Inkassounternehmer können ihren Gläubigern weitaus mehr bieten. Sie gelten als echte Profis im ganzheitlichen Forderungsmanagement.

Das Debitorenmanagement:

Noch vor Rechnungsstellung übermitteln Sie alle relevanten Kundendaten auf sicherem elektronischem Weg. Das Inkassounternehmen kümmert sich dann um alles Weitere. Angefangen von der Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang. Werden Zeiträume bzw. Fristen überschritten, startet das Inkassobüro in Ihrem Auftrag den Prozess des modernen Forderungsmanagements.

Die Mahnung:

Die Mahnung kann schriftlich, mündlich oder auch durch schlüssiges Verhalten erfolgen. Sobald sich der Schuldner mit dem Begleichen einer Rechnung in Verzug befindet, wird er vom beauftragten Inkassounternehmen zur Zahlung der Forderung angemahnt.

Das persönliche Gespräch:

Bleiben die schriftlichen Mahnungen erfolglos, suchen Inkassodienstleister im Gespräch mit dem Schuldner eine Regelung: telefonisch oder persönlich. Über das persönliche Gespräch mit dem Schuldner lassen sich oft die wahren Gründe für eine Nichtzahlung ans Licht bringen. Der Inkassoanbieter kann zudem auf Wunsch des Auftraggebers das gerichtliche Mahnverfahren einleiten.

Das gerichtliche Mahnverfahren:

Wenn alle außergerichtlichen Bemühungen nicht fruchten, kann auf Wunsch des Auftraggebers das gerichtliche Mahnverfahren vom Inkassoanbieter eingeleitet werden. Die dafür notwendige Vertretungsbefugnis steht registrierten Inkassodienstleistern nach der Zivilprozessordnung zu.

Die Zwangsvollstreckung:

Die Zwangsvollstreckung kommt dann zum Einsatz, wenn die außergerichtlichen Wege – etwa die Zustellung von Mahnungen oder Zahlungserinnerungen zur Durchsetzung einer entsprechenden Forderung ausgeschöpft worden sind. Endet das gerichtliche Mahnverfahren mit einem Vollstreckungsbescheid, einem sogenannten vollstreckungsfähigen Titel, kann ein Inkassounternehmen hieraus die Zwangsvollstreckung betreiben. Mit dem Zwangsvollstreckungsrecht hilft der Staat dabei, privatrechtliche Ansprüche durchzusetzen. Auch dafür sind Inkassounternehmen nach der Zivilprozessordnung vertretungsbefugt. Verläuft die Bonitätsprüfung des Schuldners positiv, beauftragt der Inkassodienstleister entweder einen Gerichtsvollzieher mit der Zwangsvollstreckung in das bewegliche Vermögen oder beantragt einen Pfändungs- und Überweisungsbeschluss für die Vollstreckung von Forderungen des Schuldners.

Die Langzeitüberwachung:

Verläuft die Bonitätsauskunft negativ, übernimmt das Inkassounternehmen die Forderung in die sogenannte Langzeitüberwachung. In regelmäßigen Abständen wird die Vermögenssituation des Schuldners geprüft. Sobald eine Verbesserung der wirtschaftlichen Lage erkennbar ist, ergreift das Inkassounternehmen zielgerichtete Maßnahmen, um die Forderung erneut geltend zu machen. Da titulierte Forderungen erst nach 30 Jahren verjähren, bedeutet das: Den Schuldner beobachten und durch Adresspflege, Überwachung der Vermögensverhältnisse, Ermitteln von Anschriften sowie Überwachen und Führen von Debitorenkonten die berechtigte Forderung weiterverfolgen.

Die Bonitätsauskunft:

Die Bonitätsauskunft gibt schon vor Eingehen einer geschäftlichen Beziehung Aufschluss über die finanzielle Situation des zukünftigen Kunden/Geschäftspartners. In der Bonitätsauskunft wird zwischen weichen und harten Negativmerkmalen unterschieden. Zu den weichen Negativmerkmalen gehören unter anderem mehrfache und unverhältnismäßige Zahlungsüberschreitungen oder kaufmännische Mahnverfahren. In diesem Fall sollte der künftige Geschäftspartner möglicherweise Vorauszahlungen vereinbaren, um das Risiko möglicher Zahlungsausfälle zu minimieren. Das Inkassounternehmen hat ein recht weites Aufgabenfeld, das von telefonischen Mahnungen bis zum Anstreben von Gerichtsverfahren und noch vieles mehr reicht.

Vorteile der Inkassodienstleistung:

Insgesamt hat man von der Inanspruchnahme einer Inkassodienstleistung dann Vorteile, wenn es gelingt, die Zeit zwischen Leistungserbringung und Zahlungseingang erheblich zu verringern denn wer sich nicht mit offenen Rechnungen herumschlagen muss, kann sich intensiver auf das Kerngeschäft konzentrieren und man diese neu gewonnene Liquidität tatsächlich produktiv einsetzen kann. Denn gerade beim Forderungsverkauf ist man häufig gezwungen, Abschläge von bis zu 70% auf die eigentliche Forderungshöhe in Kauf zu nehmen. Das Know-how im ganzheitlichen Forderungsmanagement, das Einziehen von Forderungen ist die Hauptaufgabe von Inkassounternehmern.

Über den Experten:

Burkhard Quermann – Firmengründer und geschäftsführender Gesellschafter der Allgemeiner Debitoren- und Inkassodienst GmbH – ist seit fast zwanzig Jahren sach- und fachkundig im Bereich des Forderungsmanagements aktiv. Mit seiner Erfahrung und seinem Knowhow leitet er sein Unternehmen seit mehr als fünfzehn Jahren erfolgreich und steht Mandanten in allen Fragen und Problemstellungen mit Rat und Tat zur Seite.

Allgemeiner Debitoren-und Inkassodienst GmbH
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Alexander Kouba

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Seit Juli 2014 betreue ich mit Valerie Djurin gemeinsam diesen Blog über Online Marketing, Webseitengestaltung, Traffic und vielem mehr.

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