Mit BPM Prozesse vereinfachen

Business Process Management (kurz BPM), oder auch Prozessmanagement, ist eine Methodik, die der effektiven und effizienten Steuerung von Geschäftsprozessen dient. Der Grundgedanke ist nicht neu: Denn schon in Zeiten der Industrialisierung kannte man das Prinzip der Fließbandarbeit. Einzelne Arbeitsschritte innerhalb eines Prozesses wurden dabei festgelegt, um die Produktion effektiver zu gestalten. So ließen sich Zeit, Raum und Ressourcen effizient einsparen.

Was ist BPM?

Mit BPM lassen sich die Prozesse innerhalb eines Unternehmens organisieren. Es beinhaltet Methoden, Konzepte und Technologien, um operative Geschäftsprozesse zu steuern, analysieren, implementieren und zu designen. Durch softwaregestützte Techniken werden automatisierte und nicht-automatisierte Geschäftsprozesse effizient optimiert. Dabei umfasst BPM nicht nur Systeme und Funktionen, sondern auch Menschen, Unternehmen, Kunden, Lieferanten und Partner.
Prozesse werden definiert und spiegeln verschiedene Geschäftsabläufe wider. BPM dient innerhalb eines Unternehmens dazu, diese Prozesse zu analysieren, optimieren, automatisieren, sie zu modellieren, dokumentieren und transparent zu machen. Ziel ist es, das gesamte Wissen eines Unternehmens zu seinen Geschäftsprozessen zu nutzen, um eine höhere Kundenzufriedenheit zu erlangen und dadurch auch die Unternehmensziele zu erreichen.
Als Teil des Infrastrukturmanagements dreht sich alles um die Wartung und Optimierung der Kerngeschäfte eines Unternehmens. Mit Optimierung ist die kontinuierliche Verbesserung der Workflows und des Informationstransfers gemeint. Neben einem problemlosen Ablauf gehört auch die Minimierung menschlicher Fehler und Missverständnisse zu den Zielen von BPM.

In einem Unternehmen spricht BPM diese drei Dimensionen an:

Business – Wert des Unternehmens und Wertschöpfung
Process – Werte durch strukturierte Tätigkeiten
Management – Entscheidungen zur Prozessentwicklung und -management werden hier angestoßen

Der Mensch als wertvoller Faktor

Der Mensch spielt beim BPM eine wesentliche Rolle. Reibungsverluste zwischen den Abteilungen lassen sich durch ein ganzheitliches, prozessorientiertes Denken vermeiden. Dabei ist wichtig, dass jedes Glied des Prozesses die Kollegen und deren Aufgabe vor allem vor und nach der eigenen Arbeit kennt. Fehler lassen sich so wesentlich besser verhindern, die Zufriedenheit unter den Kollegen steigt macht ein angenehmes Miteinander möglich. Durch die gemeinsame Kommunikation untereinander ergeben sich Qualitätssteigerungen bei internen Abläufen, Produkten und Dienstleistungen.

Die Phasen im Business Process Management

BPM läuft in kontinuierlichen Zyklen ab. Dabei liefert es Lösungen für die Modellierung, Implementierung, Analyse, Überwachung und Optimierung von Prozessen. Es gibt unterschiedliche Abläufe dieser Zyklen, eine mögliche, praxiserprobte Variante kann so aussehen:
Modellierung
In dieser Phase werden bestimmte Prozesse ausgewählt, definiert und persönlich nach Gegebenheiten und auf Anliegen des Unternehmens hin bestmöglich dargestellt und Sollprozesse definiert.
Implementierung
Im nächsten Schritt werden Prozesse ausgewählt, festgelegt und dokumentiert. Die Abläufe sollen in eine Prozesslandschaft implementiert und von dort aus ausgeführt werden.
Überwachung
Eine der wertvollsten Steuerkomponenten ist die Überwachung. Die Prozesse werden hier ständig beobachtet und abgebildet. Um später eine Optimierung vornehmen zu können sind genaue und zeitnahe Informationen die wesentlichste Voraussetzung.
Analyse
Die aus der Überwachungsphase entstandenen Daten werden in Anbetracht der unternehmenseigenen Strategien und Ziele ausgewertet. Leistung und Zielerreichung stehen hierbei im Mittelpunkt. Durch die Analyse wird der Ist-Zustand des Unternehmens festgehalten, Engpässe oder Auslastungsinformationen wiedergegeben. Hier werden Schwachstellen oder Verbesserungspotentiale sichtbar. Diese können dann auf einen Soll-Zustand projiziert und modelliert werden.
Optimierung
Die aus der Analyse gewonnen Erkenntnisse dienen einem Vergleich des Ist- und Soll-Zustandes. Verbesserungsmaßnahmen und Vorgaben für die Gestaltung der neuen Geschäftsprozesse können nun daraus abgeleitet werden. Neue Prozessstrukturen können nun entworfen, Kennzahlen und einem Zielsystem zugeordnet werden. Lösungen werden entworfen, Simulationen ausgeführt. Daraus ergeben sich Anpassungen der Prozesse, neue Design- oder Modellierungsphasen können angestoßen werden.

Über die Autorin: Dieser Artikel ist ein Gastartikel von Tatjana Naß. Normalerweise bloggt sie über andere Themen, da sie sich jedoch sehr für das Thema BPM interessiert, hat sie einen Artikel für uns verfasst.

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Alexander Kouba

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Mein Name ist Alexander Kouba und ich bin Blogger und Online Marketer.

Seit Juli 2014 betreue ich mit Valerie Djurin gemeinsam diesen Blog über Online Marketing, Webseitengestaltung, Traffic und vielem mehr.

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